Artikelstambestanden en classificeren van goederen voor douane doeleinden

Douane Advies

Het lijkt eenvoudig. U maakt een overzicht waarin onder meer het artikelnummer, een goederenomschrijving en de goederencode wordt opgenomen, en u noemt dat vervolgens een artikelstambestand. Makkelijk. Iedere keer als u een aangifte maakt haalt u uit dit bestand de vereiste gegevens op. Uniformiteit verzekerd. Maar op welke manier heeft u verzekerd dat de in het artikelstambestand opgenomen informatie actueel is en blijft?

Artikelstambestanden, gevaar van automatisering en automatismen

Het kan niet zo zijn dat de ene keer GN-code 8528 6910 (0% douanerecht) wordt gehanteerd en de andere keer – voor precies hetzelfde product – GN-code 8528 6999 (14% douanerecht).    Voor het doen van een juiste aangifte is een veel informatie nodig. Niet in de minste plaats de goederencode. Steeds meer bedrijven werken met artikelstambestanden waarin overzichten zijn opgenomen met daarin onder meer de omschrijving van het product en de goederencode. Deze overzichten vormen dé oplossing om steeds dezelfde goederencodes te gebruiken, maar leiden niet automatisch tot de juiste goederencode. In dit artikel bespreken wij de risico’s, maar vooral ook tips & trucs bij het gebruik van dergelijke artikelstambestanden.

Waarom een artikelstambestand?

Het gebruik van een artikelstambestand is in veel gevallen een aanrader. Maar wat is het nu precies? Een artikelstambestand bevat – in de ideale situatie – een actuele en volledige database van alle producten die onder een douaneregeling worden geplaatst en waarvoor de goederencode en de toepasselijke maatregelen moeten worden vastgesteld. Veelal bevat het bestand een kolom met een intern nummer ((bijvoorbeeld artikelnummer, productcode, e.d.), de omschrijving van het product en de goederencode. Dat is echter nog niet voldoende om te spreken over een juist en volledig artikelstambestand.  Het doel van een artikelstambestand is ten eerste het garanderen van uniformiteit. Het kan niet zo zijn dat de ene keer GN-code 8528 6910 (0% douanerecht) wordt gehanteerd en de andere keer – voor precies hetzelfde product – GN-code 8528 6999 (14% douanerecht). Eén van deze goederencodes is dan niet goed. Door een artikelstambestand aan te leggen wordt elke keer voor hetzelfde product dezelfde goederencode gehanteerd. Dat betekent echter nog niet dat ook de juiste goederencode wordt gehanteerd; daar is bij het opzetten van het artikelstambestand iemand voor nodig met een gedegen kennis van de3 classificatie.  Hoewel het gebruik van een artikelstambestand niet verplicht lijkt te zijn, impliceert het self-assessment (ten behoeve van de AEO-status en de herbeoordeling) wel dat deze wordt gehanteerd. Een artikelstambestand is dan ook een belangrijk item als we spreken van “Customs compliance”.

Het gevaar van een artikelstambestand

Naast het feit dat een artikelstambestand niet per definitie de juiste goederencode bevat, bestaat ook het gevaar dat ten onrechte een eerder vastgestelde goederencode wordt gehanteerd. Wanneer bijvoorbeeld in het artikelstambestand een monitor is opgenomen en de volgende keer wordt weer een monitor – maar dan met andere specificaties – aangegeven, dan bestaat het risico dat de eerder vastgestelde goederencode wordt gebruikt. Maar bevat deze monitor wel dezelfde – voor de classificatie relevante – kenmerken?    Zo moet zijn vastgesteld wie de criteria voor de omschrijving vaststelt, wie de omschrijving van het product vaststelt, wie de goederencode vaststelt en natuurlijk wie gebruik mag maken van het artikelstambestand.    Een ander risico is dat bij de indeling niet voldoende aandacht wordt besteed aan alle relevante criteria, en nog moeilijker, de laatste ontwikkelingen zoals verordeningen en jurisprudentie. Het is maar de vraag of degene die de goederen classificeert daarvan steeds op de hoogte is.  Het is dan ook een hele uitdaging om er voor te zorgen dat op de eerste plaats steeds de juiste goederencodes in het artikelstambestand wordt opgenomen en dat deze te allen tijde actueel is.

Tips en trucs voor het opstellen van een artikelstambestand

  • Omschrijving van het product: Om er voor te zorgen dat een juiste classificatie plaatsvindt, raden wij aan om voorafgaand de criteria voor de  indeling vast te stellen. Aan de hand van die criteria, kan degene die de omschrijvingen van het product in het artikelstambestand (of bijvoorbeeld een Warehouse Management Systeem) plaatst, de juiste omschrijving (die voldoet aan de tarieftechnische criteria) en voldoende details vermelden. Controleer ook periodiek (achteraf) of de producten voldoende specifiek zijn omschreven en of de specificaties in de tussentijd niet zijn gewijzigd (bijvoorbeeld een andere processor of iets dergelijks).
  • Zorg voor de juiste informatie: Faciliteer ook dat gebruikers van het artikelstambestand de juiste informatie hebben om het artikelstambestand te vullen en te gebruiken. Volgt de informatie uit het systeem, of uit de inklaringsopdracht? Is er extra informatie nodig van een externe partij? Laat het in ieder geval niet afhangen van uitsluitend “google-acties”, maar zorg ook voor “contactinformatie” van de opdrachtgever en of producent.
  • Structuur artikelstambestand: Zorg er ook voor dat het artikelstambestand een duidelijke en eenduidige structuur heeft. Enerzijds moet het product in voldoende detail worden omschreven, maar er moet ook zorg worden gedragen voor een eenduidige woordkeuze in de beschrijving. Ook is het noodzakelijk dat wijzigingen in het artikelstambestand zichtbaar en raadpleegbaar blijven, bijvoorbeeld in een logbestand. Een eenvoudig voorbeeld. Als u de ene keer het woord “fiets” gebruikt en de andere keer het woord “rijwiel”, dan gaat het op enig moment niet goed.
  • Bevoegdheden en verantwoordelijkheden: Het is natuurlijk ook belangrijk dat vaststaat wie welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft. Zo moet zijn vastgesteld wie de criteria voor de omschrijving vaststelt, wie de omschrijving van het product vaststelt, wie de goederencode vaststelt en natuurlijk wie gebruik mag maken van het artikelstambestand. Maar het belangrijkste is misschien nog wel wie voor de wijzigingen en actualiteit zorg draagt.
  • Motivering van de classificatie: Bij een latere discussie moet duidelijk zijn hoe de goederencode op enig moment is vastgesteld. In veel gevallen zal er niet veel reden voor onduidelijkheid bestaan, maar als dat wel het geval is, dan moet een gemotiveerde keuze worden gemaakt. Leg daarom vast waarom voor een specifieke goederencode is gekozen. Verwijs ook naar een eventuele BTI of een intern dossier waarin meer informatie is opgenomen. Filter, sorteer en zoek ten slotte periodiek om doublures en onduidelijkheden te voorkomen en uniformiteit te waarborgen.
  • Actualiteit: Wanneer aan een artikelstambestand onvoldoende zorg wordt besteed, zal het na verloop van tijd (en dat kan best wel snel gaan) verouderen en onjuiste informatie bevatten. Er moet dan ook voor worden gezorgd dat iemand, in beginsel de (hoofd)verantwoordelijke, voldoende op de hoogte is van alle ontwikkelingen en de jurisprudentie in het douanerecht. Stel daarom procedures op waarin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is en op welke wijze de aanwezige kennis actueel gehouden wordt zodat de actualiteit van het artikelstambestand kan worden gewaarborgd.
  • Extern advies en audit: Veel bedrijven hebben een bepaalde hoeveelheid aan kennis en ervaring waarmee ze in staat zijn het grootste gedeelte van de producten te classificeren. Echter, die kennis houdt in veel gevallen ook wel ergens op. Schakel daarom op tijd –wanneer er na verloop van jaren een aanzienlijke UTB komt, is dat namelijk te laat – een externe adviseur in. Voorts geldt dat wanneer u de juistheid en actualiteit van het artikelstambestand niet controleert, de Douane het ooit wél zal komen doen. Verricht daarom periodiek een interne audit of, nog beter, laat periodiek een externe audit uitvoeren en voorkom verrassingen.

 

Conclusie

Het gebruik van een artikelstambestand is voor veel bedrijven logisch en zinvol. Het artikelstambestand dient dan wel juiste en actuele informatie te bevatten. Uit onze praktijk blijkt dat dit voor veel bedrijven een moeilijke opgave is.  Schakel daarom altijd een expert in, voorkomen is goedkoper en prettiger dan genezen.

 

 

Bron: Fenedex, Customs Knowledge 23-06-2014