Kvk en digitaliseren van exportdocumenten

Douane Advies

Door de crisis is de reorganisatie en het digitaliseren van exportdocumenten bij de Kamer van Koophandel (KvK) in een stroomversnelling gekomen. Dit alles heeft verregaande consequenties voor exporterend Nederland. Maar wat betekenen al deze veranderingen nu concreet voor u als exporteur en hoe kunt u uw onderneming voorbereiden op de toekomst? Hier de vijf belangrijkste veranderingen.

In dit artikel de belangrijkste wijzigingen op een rij die momenteel plaatsvinden bij de KvK wat betreft de afgifte van exportdocumenten. Per verandering wordt aangegeven wat de consequenties kunnen zijn voor uw logistieke proces.

De vijf wijzigingen voor exportdocumenten

  1. De KvK Exportbalie definitief verdwenen uit Nederland
  2. KvK Stempel & Handtekening zelf printen op het exportdocument
  3. KvK Nederland sluit aan op keurmerk International Chamber of Commerce
  4. Toekomstige veranderingen voor de digitale afgifte van exportdocumenten
  5. Oorsprongsdocumenten en legalisaties nog eenvoudiger digitaal aanvragen

1. KvK Exportbalie definitief verdwenen uit Nederland

De reorganisatie bij de KvK is zeker niet onopgemerkt gebleven binnen exporterend Nederland. De fysieke KvK Exportbalie waar ondernemers tot voor kort terecht konden met hun documenten op het gebied van export zijn eind vorig jaar definitief gesloten. In Nederland zijn vier KvK vestigingen overgebleven die de afgifte van exportdocumenten verzorgen. Dit zijn de kantoren in Amsterdam, Rotterdam, Eindhoven en Arnhem.

Op deze vier kantoren zijn in totaal 50 FTE werkzaam die zich fulltime bezig houden met de verwerking van exportdocumenten. Doordat deze medewerkers zich volledig kunnen richten op de afgifte van exportdocumenten, kan de KvK in de toekomst dezelfde taken blijven uitvoeren als voorheen; alleen met veel minder medewerkers.

Hoewel ondernemers hun exportdocumenten op dit moment nog zowel per post als digitaal bij de KvK kunnen aanleveren, ligt de focus duidelijk op het verder digitaliseren van de afgifte van exportdocumenten. Een exportwereld waarin alle exportdocumenten volledig digitaal worden aangeleverd bij de KvK is daardoor slechts een kwestie van tijd. Voor het digitaal aanvragen van exportdocumenten voor grote en kleine bedrijven zijn er goede softwareoplossingen.

2. KvK Stempel & Handtekening zelf printen op het exportdocument

Sinds maandag 20 januari 2014 is de volgende belangrijke stap gezet voor de digitale afgifte van exportdocumenten, namelijk de overgang naar het zelfstandig printen van de KvK Stempel & Handtekening op blanco exportcertificaten. Bedrijven die gebruik maken van de digitale afgifte van exportdocumenten zullen vanaf heden zelf de KvK Stempel & Handtekening op ieder exportdocument gaan printen. Hierdoor zal het afdrukken op de vooraf getekende en gestempelde documenten van de KvK definitief verdwijnen uit het werkproces.

Voor zowel de KvK als exporterend Nederland is de internationale acceptatie van exportdocumenten door onze handelspartners het belangrijkste punt van aandacht. De stempels van de KvK in Nederland hebben standaard de kleur blauw. In het nieuwe proces blijven deze blauw. Stempels die in het zwart worden geprint kunnen vragen oproepen in het bestemmingsland met een mogelijke vertraging tot gevolg voor de zending. Naast goede communicatie richting de verschillende instanties over het nieuwe printproces, adviseert de KvK de bedrijven een kleurenprinter te gebruiken voor het afdrukken van hun exportdocumenten.

Het zelfstandig printen van de KvK Stempel & Handtekening op het exportdocument sluit aan bij het streven van de KvK naar verdergaande digitalisering van de exportdocumenten en een efficiëntere werkwijze voor alle betrokken partijen. In landen als Canada, Verenigde Arabische Emiraten, Duitsland en België worden de Stempel & Handtekening van de KvK al geruime tijd op het exportdocument geprint en internationaal geaccepteerd. Met de overgang naar het zelfstandig printen van de KvK Stempel & Handtekening volgt Nederland de internationale beweging wat betreft de verdergaande digitalisering van de exportdocumenten.

3. KvK Nederland sluit aan op keurmerk International Chamber of Commerce

De KvK Nederland is met ingang van juni 2013 aangesloten op de CO-Chain van de International Chamber of Commerce (ICC). De CO-Chain is een keurmerk met als doel om de kwaliteit van de afgegeven Certificaten van Oorsprong in de wereld te verhogen.

Met de overgang naar het zelfstandig printen van de KvK Stempel & Handtekening zal ook het ICC keurmerk te zien zijn op de Certificaten van Oorsprong. Bijkomend voordeel voor exporterend Nederland is dat er via ICC een verificatiewebsite beschikbaar is waarop onder andere douaneorganisaties, banken en expediteurs de authenticiteit kunnen beoordelen van de documenten.

4. Toekomstige veranderingen voor de digitale afgifte van exportdocumenten

Door de toenemende globalisering en digitalisering is een flexibele, efficiënte distributieketen essentieel voor het behouden van onze internationale handelspositie. Een snelle en eenvoudige afhandeling van alle exportdocumenten is hiervoor belangrijk! Achter de schermen wordt daarom al druk nagedacht over de toekomst en de verdere doorontwikkeling van de digitale afgifte van exportdocumenten.

Automatische goedkeuring – Om een actieve en positieve bijdrage te leveren aan onze internationale handelspositie streeft de KvK naar snellere responsetijden en de mogelijkheid voor exporteurs om hun exportdocumenten 24/7 aan te kunnen vragen. De afronding van het project ‘Automatische Goedkeuring’ brengt de KvK dichterbij het realiseren van deze doelstelling. Bedrijven die na toetsing van de KvK voldoen aan de geformuleerde selectiecriteria, kunnen in de nabije toekomst hun exportdocumenten digitaal insturen en direct goedgekeurd retour ontvangen. Voor deze bedrijven vindt de controle van de exportdocumenten door de KvK op een ander moment in de keten en steekproefsgewijs plaats. Deze oplossing is alleen bedoeld voor exporteurs met grote hoeveelheden exportdocumenten per jaar.

Blanco A4 papier – Om het proces inzake de exportdocumenten nog verder te vereenvoudigen, wordt het in de nabije toekomst tevens mogelijk om goedgekeurde certificaten van de KvK op blanco A4 papier af te drukken. Hierdoor is het afdrukken op papier van Beurtvaartadres niet langer noodzakelijk, exporteurs kunnen dus nog eenvoudiger, sneller en tegen lagere kosten beschikken over de benodigde exportdocumenten. Ook hierbij is een belangrijk uitgangspunt dat de internationale acceptatie van de exportdocumenten door onze handelspartners te allen tijde is gewaarborgd.

5. Oorsprongsdocumenten en legalisaties nog eenvoudiger digitaal aanvragen

Als leverancier van kennisintensieve softwareoplossingen voor exporterende bedrijven denken softwareleveranciers zoals Stratech actief mee met de KvK en haar klanten over de toekomst. Exportdocumenten digitaal aanvragen moet snel en eenvoudig zijn voor iedere exporteur in Nederland. Het optimaliseren van het huidige proces bij de KvK en de verdergaande integratie van de verschillende instanties die betrokken zijn bij het zendingenproces is hierbij een belangrijk uitgangspunt.

De zogenoemde ketenlegalisaties, dat wil zeggen documenten die door één of meerdere worden instanties worden gelegaliseerd, moeten beter worden geïntegreerd in de supply chain keten van exportdocumenten. Voorbeelden hiervan zijn: keuringsinstanties, ministeries, rechtbank, ambassades en consulaten. De integratie van deze instanties binnen de supply chain zal zorgen voor een verdere vereenvoudiging van het logistieke zendingenproces.

Alle veranderingen bij de KvK geven de Nederlandse exporteurs nieuwe kansen om hun exportproces verder te optimaliseren en onze internationale handelspositie te verbeteren.

Bron: logistiek.nl 21-2-2014 en Stratech