Trade compliance en het classificeren van goederen voor de douane

invoerrechten opzoeken, HS codes bepalen, classificeren van goederen voor import en export

Trade compliance Nederland US

Hoeveel douanerechten bedrijven betalen voor het importeren of exporteren van producten, hangt af van de goederencodes die aan de producten zijn toegekend. In de praktijk krijgt dit classificatieproces vaak niet de aandacht die het verdient. Dit leidt tot grote risico’s zoals hoge boetes of strenge sancties.

Wist u dat de totale handel van de Europese Unie met de rest van de wereld een waarde heeft van maar liefst 2851 miljard euro? Dat is de optelsom van alle import en export die Eurostat op basis van  de cijfers van 2010 heeft berekend. Dit omvangrijke verkeer van goederen kan alleen door de douanekantoren in de 27 lidstaten van de EU worden gecontroleerd als sprake is van uniforme procedures. Daarom krijgen alle goederen een goederencode die is vastgelegd in de Gecombineerde Nomenclatuur (GN).

Belang van classificatie

Het toekennen van de juiste goederencodes of GN-codes aan goederen – oftewel classificatie – is één van de belangrijkste handelingen in het internationale handelsverkeer. De goederencode is niet alleen bepalend voor de hoogte van de douanerechten, de btw op ingevoerde goederen en accijnzen, maar wordt ook gebruikt om aan te geven voor wel goederen restricties, vergunningen, documentatie- of informatieverplichtingen gelden. En niet onbelangrijk: classificatie speelt een belangrijke rol in de goedkeuring van vereenvoudigde douaneprocedures voor bijvoorbeeld AEO-certificering.

Hoewel de belangen van het toekennen van juiste goederencodes groot zijn, krijgt het classificatieproces in de dagelijkse praktijk niet altijd de aandacht die noodzakelijk is. Wij hebben voor u de vijf belangrijkste misvattingen over goederencodes op een rij gezet.

1. Goederencodes zijn niet belangrijk; wij doen alleen export

Tsja, zo simpel is het helaas niet. Bedrijven die foutieve goederencodes toekennen aan hun producten, kunnen daarvan ernstige gevolgen ondervinden. De goederencode bepaalt bijvoorbeeld welke exportverboden, beperkingen en andere buitenlandse handelsmaatregelen zoals licenties van toepassing zijn. Een incorrecte classificatie kan betekenen dat bedrijven te veel of te weinig belastingen en douanerechten bepalen of de betreffende goederen zelfs geheel niet mogen exporteren. Bedrijven zijn dan in overtreding, wat kan leiden tot hoge boetes of strengere controles.

Het is zelfs zo dat bedrijven verplicht zijn de goederencodes van aanleverende bedrijven te controleren. Als dat niet gebeurd, kan de douane dat opvatten als nalatig of zelfs strafbaar gedrag. Wie goederencodes moet doorgeven aan handelspartners, moet zelf ook niet vergeten dat het verstrekken van verkeerde informatie grote gevolgen voor hen kan hebben.

2. We hebben al goederencodes toegekend; dat is genoeg

Helaas, de goederencodes veranderen constant. Soms worden goederen samengevoegd onder een nieuwe goederencode, een andere keer juist weer opgesplitst. Het gebeurt bovendien regelmatig dat een complete onderverdeling verdwijnt. In alle gevallen moeten goederen opnieuw worden geclassificeerd en soms moeten de vereenvoudigde douaneprocedures worden aangepast.

In het algemeen gaan wijzigingen in goederencodes op 1 januari van een jaar in en worden ze twee maanden daarvoor op 31 oktober aangekondigd. Dat betekent dat bedrijven twee maanden de tijd hebben om hun stamgegevens bij te werken en te voorkomen dat producten foutief geclaissificeerd worden.

3. Iemand anders is verantwoordelijk voor classificatie, niet ik

Dat is inderdaad vaak het geval, maar de vraag is of dat slim is. Met name binnen kleinere organisaties is classificatie van nieuwe producten typisch iets dat op één locatie door één persoon wordt gedaan, met alle risico’s van dien. Beter is het om de kennis en ervaring te spreiden over een groter team.

Grotere organisaties hebben hun eigen uitdagingen met het opzetten van efficiënte en effectieve classificatieprocessen. Er moet draagvlak bestaan voor een centraal classificatieproces, de juiste goederencodes moeten in elk land beschikbaar zijn, de processen moeten worden ondersteund door ERP- of douanesystemen en tot slot moeten ook aanvullende regionale of nationale bepalingen worden vastgelegd. Duidelijk is dat het classificeren van producten in veel bedrijven nog geen gestroomlijnd proces is.

4. Er is geen goederencode die overeenstemt met onze producten

Onzin, voor elk product bestaat wel een goederencode. Er zijn bijvoorbeeld aparte goederencodes voor gebruikte schoenen, voor orthopedische schoenen en voor schoenen met asbest. Als vuistregel geldt dat wanneer twee onderverdelingen van toepassing zijn op een product, de meest nauwkeurige gekozen moet worden. Als geen van de beschrijvingen aansluiten bij het product, kies dan de indeling die het beste erop aansluit.

Niettemin blijft classificatie een complex proces. Bij textiel is de goederencode afhankelijk van de vraag of het kledingstuk of beddengoed onderdeel uitmaakt van een set of niet. Zelfs de maat kan van invloed zijn. De classificatie van alcohol hangt onder meer af van het type verpakking. Bedrijven die rechtszekerheid zoeken, kunnen bij de douane een bindende tariefsinlichting aanvragen.

5. Zelfs als de goederencode in het ERP-systeem zit, met elk land zelf de classificatie verzorgen

Dat is gelukkig niet zo. Internationaal opererende bedrijven kunnen de classificatie van producten centraliseren, zolang ze maar rekening houden met nationale of regionale bepalingen. Dit vereenvoudigt de classificatie aanzienlijk – niet alleen van nieuwe producten, maar ook van bestaande producten die bij de start van een nieuw jaar opnieuw geclassificeerd moeten worden.

Belastingontduiking

Deze vijf punten laten zien dat de classificatie van producten niet onderschat mag worden en continu aandacht vereist. Bedrijven die hun producten onjuist classificeren en te weinig douanerechten afdragen, kunnen worden beticht van belastingontduiking. Als een foutieve classificatie leidt tot een export naar een land waarvoor sancties gelden, kunnen de gevolgen nog veel groter zijn.

Daarnaast moeten bedrijven die de status van authorized economic operator (AEO) willen behalen of de voordelen van vereenvoudigde douaneprocedures willen genieten, hun classificatieproces zorgvuldig inrichten en documenteren. Wie dat niet doet, loopt kans op vertragingen in de supply chain. Met softwareoplossingen kunnen deze classificatieprocessen worden ondersteund, geautomatiseerd en geborgd.

Auteur:  Richard Groenendijk is general manager van AEB Nederland Bron: logistiek.nl 10-11-2015